Trước đây, email từng là công cụ quan trọng không chỉ để giao tiếp mà còn để lưu trữ các quyết định trong công việc của doanh nghiệp. Nhớ về thời kỳ khủng hoảng email, các IT phải tìm ra các cách lưu trữ email của một số cá thể mà khối lượng và số lượng email vượt quá tầm của một hệ thống quản lý email, có thể kể đến là các nhà quản điều hành doanh nghiệp, trưởng phòng kế toán, …Tiếp đến quá trình khai quật và sử dụng thông tin trong email được lưu trữ là cả một “nghệ thuật” đấy là chưa nói đến các vấn đề nhạy cảm bảo mật thông tin..
Tuy nhiên, sự phát triển của công nghệ đã đánh dấu sự thay đổi đáng kể trong cách doanh nghiệp quản lý công việc. Các hệ thống tương tác, bao gồm phê duyệt công việc, theo dõi tiến độ và làm việc với đối tác đã thay thế email truyền thống. Đây là một cuộc cách mạng trong cách quản lý công việc và thông tin, với tích hợp quy trình xuyên suốt từ bên ngoài vào bên trong theo dòng chạy của quy trình. Các thông tin và dữ liệu bao gồm văn bản, hình ảnh và video, đang trở thành một phần không thể thiếu của quy trình công việc hiện đại.
Trong thời đại tương tác tức thời và các hệ thống đảm nhiệm công việc, email đang đối diện với một số bất cập và cần phải cân nhắc các xu hướng sau:
- Chậm trễ và không hiệu quả: Email có thể gây trễ trong việc trao đổi thông tin và quyết định do sự chờ đợi phản hồi. Điều này đặc biệt là một vấn đề trong các quy trình công việc yêu cầu sự tương tác nhanh chóng và linh hoạt.
- Quản lý hộp thư đầy ắp: Hộp thư đến trở nên quá tải với hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn email. Điều này làm cho việc tìm kiếm thông tin cụ thể trở nên khó khăn và mất thời gian.
- Rủi ro về bảo mật: Email không phải lúc nào cũng đảm bảo tính bảo mật. Các email có thể bị xâm nhập hoặc rò rỉ thông tin quan trọng, gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
- Thiếu tích hợp và quy trình tự động: Email không thể thực hiện các quy trình tự động một cách hiệu quả như các hệ thống đảm nhiệm công việc. Điều này có thể dẫn đến sự mất mát thời gian và sự không hiệu quả trong quản lý công việc.
- Khó khăn trong theo dõi tiến độ: Email thường không cung cấp một cách tốt để theo dõi tiến độ công việc. Điều này có thể làm mất đi sự minh bạch và hiệu suất trong tổ chức.
Trong bối cảnh này, các hệ thống đảm nhiệm công việc mới mang lại tính tương tác tức thời, tích hợp quy trình tự động, và giúp cải thiện hiệu suất công việc cũng như bảo mật thông tin. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng về cách họ quản lý thông tin và quy trình công việc để thích nghi với môi trường kỹ thuật số ngày nay.
Các nhà quản lý cần phải thay đổi cách họ quản lý thông tin và quy trình công việc để thích nghi với sự phát triển của công nghệ. Dưới đây là một số hướng dẫn khi nên sử dụng email và khi nên sử dụng các hệ thống tương tác:
Khi nên sử dụng email:
- Giao tiếp ngoại tuyến và thông điệp không yêu cầu phản hồi ngay lập tức: Email vẫn là lựa chọn tốt khi bạn cần gửi thông điệp không cần phản hồi tức thì hoặc khi cần gửi thông điệp trong trường hợp không có kết nối internet.
- Trao đổi thông tin không quá quan trọng: Email có thể sử dụng cho việc trao đổi thông tin không đòi hỏi tính tương tác cao hoặc không chứa thông tin quan trọng cần bảo mật.
Khi nên sử dụng hệ thống tương tác:
- Quy trình công việc phức tạp và tương tác: Khi bạn cần quản lý các quy trình công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều sự tương tác và phê duyệt, các hệ thống tương tác là lựa chọn tốt để tối ưu hóa hiệu suất và minh bạch.
- Theo dõi tiến độ và quản lý dự án: Các hệ thống tương tác thường cung cấp công cụ để theo dõi tiến độ công việc, phân chia nhiệm vụ, và quản lý dự án một cách hiệu quả.
- Tích hợp và tự động hóa quy trình: Khi cần tích hợp tự động hóa quy trình công việc và dữ liệu từ ngoài vào trong công việc, các hệ thống tương tác có khả năng tích hợp và quản lý quy trình một cách trơn tru.
Nhớ rằng không có quy tắc cứng nhắc, và sự lựa chọn giữa email và hệ thống tương tác phụ thuộc vào tình huống cụ thể của công việc. Các nhà quản lý cần phải hiểu rõ nhu cầu của mình và lựa chọn công cụ phù hợp để đảm bảo hiệu quả và linh hoạt trong quản lý công việc.
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng những thay đổi nhỏ nhỏ gom lại là một vấn đề lớn giải quyết bài toán nâng cao hay thậm chí là đột phá năng lực của doanh nghiệp đặc biệt trong thời buổi “Hybrid working”
Recent Comments